Por: Roberto Cervantes
Hoy he decidido compartir este articulo ya que en los últimos 3 meses me atrevería a decir que todos los días sin excepción y cada vez con mayor frecuencia he escuchado frases como: “Esto está de locos”, “Nunca sabemos que va a pasar aquí”, “Todo es prioridad”, “Estoy terminando de resolver esta bomba y una nueva emergencia vuelve a salir”. ¿Te suena familiar?
Desafortunadamente esta es la realidad de muchos líderes, colaboradores, departamentos, organizaciones en general. Lograr hacerle frente a la tiranía de lo urgente se convierte en un verdadero reto y más cuando no se tienen las habilidades necesarias para resolverlo, si a esto le agregas que normalmente con nuestros propios colaboradores estas habilidades también son limitadas pues no te sorprenda que estes inmerso en una dinámica poco sana y donde seguramente los objetivos a mediano y largo plazo tales como la estrategia, mejoras en los procesos, definición de planes de carrera y la mejora de desempeño terminan siendo poco alcanzables o simplemente imposibles de cumplir.
Las distracciones e interrupciones son y serán siempre parte de la vida y te volverán loco si tú lo permites.
A continuación te comparto 4 acciones efectivas que si las pones en práctica estoy seguro que a ti como líder de equipo les van a servir
1.- Clarifica lo que es “más” importante, ¿Tu equipo tiene claridad de aquello que es más relevante para el negocio? ¿Cuáles prioridades estratégicas del departamento son las de más peso? ¿Cuáles son aquellos comportamientos diarios que nos llevarán a tener éxito?
Si tú y tu equipo no tienen claridad de a donde quieren ir, difícilmente lograras llegar a tu destino. El primer paso para que tu equipo logre regresar a su camino es definiendo el camino mismo.
2.- Espera lo inesperado, Seguramente tu mejor que nadie sabes cuáles son esas emergencias, imprevistos que siempre tienes ¿verdad? Al trabajar con muchos lideres que se sienten completamente fuera de control y profundizar sobre este tipo de distracciones normalmente descubrimos que son usualmente pocas las que causan la mayor parte de los problemas.
Tomate el tiempo de reunir a tu equipo de trabajo para identificar aquellas cosas inesperadas que normalmente salen en el día, elabora un listado de las distracciones más comunes, has un mapeo de estas distracciones usando el siguiente modelo y haciéndote las siguientes preguntas: ¿Qué tan frecuente es esta distracción? ¿Qué tan disruptiva es?
Los elementos del primer cuadrante son aquellas distracciones que debes de atender primero, sabes que van a suceder, sabes que te van a quitar el mayor tiempo, energía, dinero y por lo tanto deben de hacerles frente (Si tienes tiempo y decides dedicar tiempo adicional luego te mueves al cuadrante II, III, el cuarto cuadrante lo puedes ignorar).
3.- Planifica tu respuesta, Ahora que ya tienes visibilidad de aquellas interrupciones que más problemas causan es momento de planear tu respuesta.
Aquí desafortunadamente no puedo darte una respuesta mágica, ya que cada situación tiene su propia peculiaridad y desafortunadamente es donde la mayor parte de los líderes se quedan ya que no dedican tiempo a entender y definir una estrategia de solución o respuesta (crear un proceso, modificarlo, manejar expectativas o relaciones con algún colaborador, compañero, cliente, etc.), mi sugerencia es que dediquen tiempo a entender la situación, identificar algunas potenciales soluciones y ponerlas en práctica. Si sigues haciendo lo mismo, no solo seguirás igual sino que muy seguramente la situación va a empeorar. ¿Valdrá la pena dedicarle tiempo?
4.- Mantén un margen, Una de las formas más fáciles de hacerle frente a los imprevistos y que comúnmente es ignorada es precisamente planificarlos. Considerando que ya tienes mapeadas las distracciones más comunes puedes en tu calendario hacerle frente a las mismas al asignarles tiempo “extra”, esto es muy benéfico cuando tienes reuniones seguidas, otro tip que te puedo compartir es que en tu calendario pongas “todo” hasta el tiempo que necesitas asignar para comer, hacer llamadas o incluso para poder darte un descanso, tu calendario debe de tener incluso aquellos compromisos personales y que muchas veces no ponemos por no ser relacionados con tu trabajo pero que sin duda te van a requerir tiempo (Esto es muy común principalmente con niveles directivos y dueños de empresas)
Es muy fácil que las excepciones (urgencias) se conviertan en la regla y convertir tus días en verdaderos torbellinos que solo te harán reaccionar. Tomarnos unos minutos para identificar nuestros distractores más comunes y crear una rutina de respuesta te llevarán a ahorrar tiempo y energía valiosos que te ayudarán a ti y a tu equipo a volver a encontrar el camino y lograr enfocarse en lo que realmente importa, recuerda “si todo se vuelve urgente, entonces ya nada es importante”
¿Qué es lo verdaderamente importante para ti?, ¿esta alineado con tu equipo, tu empresa?
Hurt K. & Dye D. (Mayo 2023), Get Your Team Back on Track – Leading Through Distractions Dan Cockerell newsletter
Roberto Cervantes es el fundador de DRIVE®️. Solución integral que da libertad y tiempo a los empresarios, directores, gerentes. Las personas que deciden invertir en nuestro programa logran mejorar su nivel de influencia, compromiso, colaboración y logro de resultados a través de procesos medibles y probados; lo cual les permite que puedan dedicar tiempo al desarrollo de estrategias, incrementar ventas o simplemente lograr gozar de los beneficios de mejorar su calidad de vida.
¿Si lograras tener mayor control y tiempo en tu vida, en qué lo invertirías?
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